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株式会社キャストグローバル 東京本部 代表取締役 佐藤 彰紀 氏

法律関連の資料作成は、
一文字も間違えられない

株式会社キャストグローバル

東京本部 代表取締役

佐藤 彰紀(さとう あきのり)氏

国内21、海外8の事業拠点で、弁護士、税理士、司法書士をはじめとした11の士業がさまざまなソリューションをワンストップで提供するコンサルティングファーム・キャストグローバルグループ。その中で、各士業法人のバックオフィス業務や相続に関する横断的な業務に当たるのが、株式会社キャストグローバルです。代表取締役の佐藤氏に、法律関連の、間違いが許されない資料づくりにおいて、UDフォントの有効性についてお話を伺いました。

士業法人のバックオフィス
業務を担う

佐藤氏は、以前、山口県にある同社徳山事務所の所長として、最前線で相続業務に当たっていましたが、2020年より東京本部にて総務、経理、労務、人事などのバックオフィス業務を担当されています。自社のみならず、グループの司法書士法人、土地家屋調査士法人など、グループ会社全体のバックオフィスも担っています。
また、相続に関する市場ニーズが高まる中で、各法人にまたがる相続関連の資料作成に最も時間を使うようになってきているそうです。
「作成する資料は大きく2つあります。1つは、法改正による変更点などを説明するツールの作成、提案やセミナーの資料づくりです。もう1つは、お客さまに直接配布する資料などです」

異体字も絶対に間違えられない
厳密さが求められる

社内からのさまざまなオーダーと、必ず伝えなければいけない事柄との調整をしながら、実際の資料づくりに落とし込んでいくというのが最も大変なところ。職業柄、間違いが許されないだけでなく、誤解を与えるような文言も注意深く避けなければなりません。
「文字や数字については、一文字単位でかなりの神経を使います。それがなかなかのプレッシャーではあります」
たとえば、登記申請書類を作成する場合、手元に印鑑証明書や住民票などを用意し、そこに申請書を並ぶように置いて、一文字ずつ確認していきます。
「タカ橋さんのタカが“梯子ダカ(髙)”なのか、“鍋口のタカ(高)”なのか。メグミという字は、“恵”なのか“惠”なのか。そういう点を本当に一文字ずつチェックしていきます。このときに、以前の何も意識せずに使っていた明朝体だと、気づけないときがある。あれ? 違うかもということで立ち止まれるところが、UDフォントのシルエットがきちんと伝わる非常に大きなメリットですね」

相続では数字が大きな意味をもつ

佐藤氏が、UDフォントを使うようになって、周囲の反応はどうだったのでしょうか。
「私がUDフォントで作成した資料をみてもらうと、読みやすい気がする、といった社内の評価をもらいます。ただ、普段フォントを意識していないビジネスマンにとって、読みやすさの訳はフォントが変わったからだということに気づかない。そういう人にはすかさず、実は、フォントをUDフォントに変更しているんですと説明します」
では、佐藤氏は、UDフォントの良さを具体的にはどのように感じているのでしょうか。
「数字の読みやすさが、まず挙げられると思います。とくに老眼や視力の弱い方にとって、9や8や6や3は、そのシルエットがぼやけることで読みづらいものです。たとえば、相続財産が9,000万円なのか8,000万円なのかその違いはとても大きいわけです。こういう極めて重要な要素がはっきりと読み取れる点は大きなメリットです」
実際にお客さまの目に触れる資料などでは、数字をはじめとした誤読が、非常に少なくなったと感じることが多いそうです。たとえば、「事業“承継”」という言葉。そう表記してあっても、耳慣れない言葉に一般の方は、「事業“継承”」と勝手に補正して読んでしまいがちです。
「ところが、UDフォントを使っていると、はっきりと文字が目に飛び込んでくるんでしょうね。『あれ、ここは継承ではなくて、承継ですか』というようにきちんと気づく方が多いです」

まだまだ紙でのやりとりが
幅を利かせている業界

佐藤氏が携わる業務では、メールがなかった頃と変わらない頻度で、まだまだFAXが大活躍なのだとか。
「新しい仕事ではメールやチャットなどの、新しい技術でのコミュニケーションが成り立つのですが、古い仕事は依然としてFAXを使うことが多くあります。たとえば、不動産業者からの登記費用見積もり依頼などは、たいていFAXで受け取ります」
メールは利用する方のリテラシーによっては、相手に届いた確信がもてず、つい電話をかけてしまったり、自分自身もなかなか受信に気づかないといった不安がある取引先の方も多いそう。FAXならば、“ピーヒョロヒョロ〜”という送信信号や、受信時もFAX機が作動することで実感がもてることが未だにFAX健在の理由のようです。
このFAXのやりとりでも、UDフォントが有効性を発揮しています。
「UDフォントを使った資料をFAXで送ったときに、取引先から、うちから送ったFAXは読みやすいと実際に言われることがあります。これは、思ってもみなかったことでした」
潰れがちなFAXの文字も、文字のかたちがわかりやすいUDフォントで、受信側の可読性が上がり、それが好評につながっているようです。

UDフォントを活用している社内作成資料

UDフォントは目の疲労軽減に

仕事柄、紙の文章を見る時間も長いそうですが、資料をつくるためにPC画面を見ている時間もかなり長いとか。
「当初は思っていなかったことですが、個人的には画面上でもUDフォントを使っているときのほうが目に楽だなという実感がものすごくあります。この部分で、資料を作成するときの効率化、作業改善がはかれたらいいなと考えています。
私はMORISAWA BIZ+を契約して有償版を使用していますが、WindowsOSのPCでしたら、現在、BIZ UDゴシックやBIZ UD明朝がバンドルされているので、資料を作成するときから、フォントをいろいろ選んでみて、その違いを実感してもらえます。その上で、伝わりやすい資料づくりを心がけるよう社内でアドバイスしていこうと思っています」

気づかないうちに
UDフォントをデフォルトに

お客さまにご案内いただく書類でもUDフォントを使うと、伝わりやすくなる。このように佐藤氏は考えて、社内でも積極的にUDフォントを使っていただいています。
「フォントの違いが意外なほど効果があるということを社内の中で伝えていき、みんながフォントの違いによってどれだけ変わるのかということに気づいてくれたらいいと思います。しかしながら、デジタルに対するリテラシーが人それぞれで違いますので、なかなかフォントを変えるという発想に至らない人もいるわけです。そもそもフォントを意識していないですね。
なので、知らないうちに、社内文書のデフォルトフォントをUDフォントに置き換えてしまって、その結果、うちから出す資料がこれまで以上にお客さまのためになっていけばいいなと思っているところです」
UDフォントという思想あるいは概念というものは、普段から資料をどうみせるか、どうしたら伝わるかということを考えている人にとっては、とても素晴らしいものだと、佐藤氏には評価していただいています。そもそも読みやすいフォントというものを受け入れない理由はないともお話しいただきました。
ではもっと多くの人にフォントの違いに気づいてもらうにはどうしたらいいのでしょうか。
「やはり、自分が資料のつくり手となったときに、一番意識するのではないでしょうか。よくあるのは、先輩から受け継いだパワーポイントの資料を上書きして新たな資料をつくっていくやり方。資料づくりをなにも学んでこなかった大多数の人にとっては、もともとあった資料が正解のように思えてしまいますよね」
UDフォントは、1つの書体が異なるウエイト(太さ)で構成されていて、細かな設定が可能となっています。佐藤氏は、このウエイトを使い分けて、伝わりやすさに工夫をこらしているそうです。
「何も考えずに、これまでの資料をフォーマットとして使うのではなく、受け手にとっての読みやすさ、理解しやすさを考えてみる。それが第一歩かなと思います」

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